Validation du règlement intérieur en bas de page
Règlement Intérieur du Marché de Noël 2025
1 – DATES & HORAIRES :
La manifestation se déroulera du 28 novembre au 28 décembre 2025.
Horaires d’ouverture du marché de Noël : du lundi au dimanche : 11h00 – 22h00
A partir de 21h30 l’accès au site est interdit à tous les clients.
A 22h00 évacuation du site pour le public
Période d’exploitation obligatoire :
- de 11h00 à 20h00 en semaine et 21h30 le weekend pour les exposants (hors points gourmands, manèges et chalets vente à emporter)
- de 11h00 à 22h00 pour les points gourmands toute la semaine
De 08h00 à 11h00 : Le site est accessible aux exposants mais non ouvert au public pour gérer la logistique, les livraisons et le nettoyage des stands.
A 11h00 : ouverture de tous les stands et ouverture du site au public.
En fonction du nombre de personnes présentes au sein du site du marché de Noël ou pour des facteurs de sécurité, l’organisation se garde le droit de fermer l’accès ponctuellement ou définitivement.
De 20H00 à 22H00 : Fermeture pour les commerçants hors restaurants, manèges et chalets vente à emporter et de 22h00 à 23h00 pour ces derniers : Les exposants peuvent rester au sein de leurs stands et ce, exclusivement pour le nettoyage de celui-ci. Cette présence ne doit pas entraîner de nuisances au sein du marché et du quartier. Aucune nouvelle entrée ne sera autorisée y compris pour les exposants ou leurs salariés.
De 23H00 à 08H30 : L’accès au site et au stand est interdit à toute personne, seul le responsable du stand désigné auprès du service de sécurité (cf article 14 sécurité) pourra accéder à son stand après justification à la Sécurité.
De 9h30 à 22h00 : l’assistance technique répondra à vos demandes. En dehors de ces horaires, l’exposant doit donc s’assurer que ses manipulations ne nécessiteront pas d’interventions techniques, car celles-ci ne pourront être assurées.
2 - MODALITES D’EXPLOITATION POUR LES EXPOSANTS :
L’Exposant est le seul responsable de l’exploitation de son activité durant la manifestation.
L’Exposant a l’obligation d’assurer le bon fonctionnement et la surveillance du matériel, des équipements, et des marchandises présentes sur son stand. Son attention est attirée sur le fait que la Régie, qui n’a vocation à intervenir qu’en cas de dysfonctionnements relatifs à la distribution générale et aux autres prestations mentionnées au règlement intérieur, variables selon les événements, n’interviendra pas en cas de panne.
Tous les stands doivent être ouverts au public dès 11h00.
Pour les restaurants, le service est interdit après 21h30. Le service se fait dans le respect des licences accordées par les services municipaux.
Les exposants se doivent de ne servir que les produits présentés dans leurs dossiers et acceptés par le comité de sélection.
Aucune sonorisation n‘est autorisée
Il est notamment interdit à l’Exposant de creuser ou d’apposer des charges lourdes sur le chalet mise à sa disposition.
Tout élément mis à la disposition de l’exposant qui sera détérioré entraînera une facturation par l’organisateur à l’exposant.
L’Exposant a l’obligation d’empiler chaque soir ses chaises et ses tables afin de faciliter le nettoyage du site.
Aucune installation ne sera possible dans les allées.
3 - LIVRAISONS SUR LES STANDS :
Les livraisons sont autorisées de 8h00 à 11h00. Aucun véhicule ne pourra rentrer sur site en période d’exploitation.
Chaque livraison pourra faire l’objet d’un contrôle par les services de sécurité du Marché de Noël.
4 – CHRONOLOGIE DE LA MANIFESTATION :
Montage hors chalets restaurants, restauration à emporter et manèges :
· Le chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité du 24 au 27 novembre de 8 heures à 20 heures.
· Les entrées des véhicules sur site seront règlementées selon un calendrier défini et sur inscription. Aucun véhicule ne pourra stationner sur le marché de Noël au-delà des horaires d’ouverture du site aux exposants.
· En amont et durant la manifestation, la régie et / ou tout représentant de l’Organisateur pourra intervenir librement sur les Stands pour effectuer les contrôles nécessaires, tels que par exemple la présence d’un extincteur dans le chalet, etc…
· En cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation.
· Démontage de votre installation uniquement à partir du 29 décembre 2025. Aucun véhicule ne pourra accéder au site le 28 décembre après la fermeture du site. Les entrées des véhicules sur site seront règlementées.
Montage chalets artisans à la semaine (à partir du 5 décembre 2025)
ARTISANS A LA SEMAINE DE LA SEMAINE 1
· Le chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité du 24 au 27 novembre de 8 heures à 20 heures.
· Les entrées des véhicules sur site seront règlementées selon un calendrier défini et sur inscription. Aucun véhicule ne pourra stationner sur le marché de Noël au-delà des horaires d’ouverture du site aux exposants.
· En amont et durant la manifestation, la régie et / ou tout représentant de l’Organisateur pourra intervenir librement sur les Stands pour effectuer les contrôles nécessaires, tels que par exemple la présence d’un extincteur dans le chalet, etc…
· En cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation.
· Démontage de votre installation uniquement à partir du jeudi, 20h00. Aucun véhicule ne pourra accéder au site.
ARTISANS A LA SEMAINE DE LA SEMAINE 2,3 et 4
· Le chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité du vendredi à partir de 8h00 au jeudi 20h00.
· Les entrées des véhicules sur site seront règlementées selon un calendrier défini et sur inscription. Aucun véhicule ne pourra stationner sur le marché de Noël au-delà des horaires d’ouverture du site aux exposants.
· En amont et durant la manifestation, la régie et / ou tout représentant de l’Organisateur pourra intervenir librement sur les Stands pour effectuer les contrôles nécessaires, tels que par exemple la présence d’un extincteur dans le chalet, etc…
· En cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation.
· Démontage de votre installation uniquement à partir du jeudi, 20h00. Aucun véhicule ne pourra accéder au site.
Montage restaurants et restauration à emporter :
· Votre chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité du 22 au 27 novembre de 8 heures à 20 heures.
· Les entrées des véhicules sur site seront règlementées selon un calendrier défini et sur inscription. Aucun véhicule ne pourra stationner sur le marché de Noël au-delà des horaires d’ouverture du site aux exposants.
· En amont et durant la manifestation, la régie et / ou tout représentant de l’Organisateur pourra intervenir librement sur les Stands pour effectuer les contrôles nécessaires, tels que par exemple contrôle de conformité électrique, plaque inox, grille anti déchet pour évier, etc…
· En cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation).
· Démontage de votre installation uniquement à partir du 29 décembre 2025. Aucun véhicule ne pourra accéder au site le 28 décembre après la fermeture du site. Les entrées des véhicules sur site seront règlementées.
Montage manèges :
· L’emplacement est à votre disposition et sous votre responsabilité selon des dates à déterminer avec M. Malézieux.
· Les entrées des véhicules sur site seront règlementées selon un calendrier défini et sur inscription. Aucun véhicule ne pourra stationner sur le marché de Noël au-delà des horaires d’ouverture du site aux exposants.
· En amont et durant la manifestation, la régie et / ou tout représentant de l’Organisateur pourra intervenir librement sur les Stands pour effectuer les contrôles nécessaires, tels que par exemple vérification des attestations de montage, extincteur, etc…
· En cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation).
· Démontage de votre installation uniquement à partir du 29 décembre 2025. Aucun véhicule ne pourra accéder au site le 28 décembre après la fermeture du site. Les entrées des véhicules sur site seront règlementées.
En période de montage et démontage l’accès aux véhicules des Exposants sera autorisé sur inscription et selon un calendrier défini. Il est à noter qu’à l’intérieur du Marché de Noël durant cette période, des plaques en acier sont posées au sol afin de protéger les alimentations en eau & évacuations ainsi que les réseaux électriques. Il est strictement interdit de rouler sur ces plaques. En cas d’infraction, les tôles seront facturées 1500€ TTC aux personnes ayant roulé dessus.
Exploitation pour tous les exposants :
· Ouverture officielle de la manifestation au public le vendredi 29 novembre à 11h00.
· du vendredi 28 novembre au dimanche 28 décembre 2025 (inclus)
· Votre présence est nécessaire au plus tard à 10h45 chaque jour pour l’ouverture des chalets.
Pour tous les exposants, en cas d'absence d'ouverture après 11h00 ou fermeture avant 20h00, votre chèque de caution sera encaissé et l'organisateur se laisse le droit de vous exclure temporairement ou définitivement du marché.
En période d’exploitation, aucun véhicule ne pourra pénétrer sur le site. Le déchargement des marchandises se fera donc en stationnement provisoire selon le dispositif arrêté avec la Direction de la voie publique de la Mairie de Bordeaux et la Préfecture de la Gironde.
Le site est accessible au public tous les jours de 11h00 à 21h30 et ferme à 22h00.
Fermeture définitive au public le 28 décembre à 22h00.
Démontage exposants :
Aucun démontage ne sera possible durant la période d’ouverture au public. La fermeture du marché se fera à 22h00 le dimanche 28 décembre 2025. L’accès aux véhicules des exposants ne sera possible qu’à partir du lundi 29 décembre, 8h00.
Coupure générale des fluides le 31 décembre à 19 heures.
Nous vous remercions de veiller à restituer le chalet, nettoyé, vide de toutes denrées ou produits ainsi qu’à retirer toutes les clous, agrafes, vis, tissu, décoration. Votre chèque de caution sera encaissé en cas de non-respect de cette règle.
Conditions spécifiques pour les artisans à la semaine, voir plus haut.
5 - LES REGLES COMMERCIALES
L’exposant s’engage à ne présenter que les produits et les services pour lesquels il a été admis à la manifestation. En cas d’introduction d’un nouveau produit, l’exposant doit en informer l’organisateur qui se réserve le droit de l’accepter ou de le refuser. L’exposant ne pourra procéder à aucune publicité de marques autres que celles autorisées par le Maître d’œuvre. En cas de non-respect de cette clause, l’organisation se réserve le droit de refuser la candidature de l’exposant.
6 - EMPLACEMENTS - INTERDICTION DE CESSION
Le plan de la manifestation est établi par l’organisation qui répartit les emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Si pour des raisons impératives, l’organisation se trouve dans l’obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s’engagent à se conformer aux décisions prises.
Le changement du plan général de la manifestation, résultant de cas de force majeure, même après confirmation, n’autorise pas l’exposant à annuler son contrat ou à revendiquer une indemnité.
Si le participant n’a pas occupé son emplacement le jour de l’ouverture de la manifestation, il est considéré comme démissionnaire. Son emplacement sera récupéré par l’organisation et son règlement sera conservé.
Il est interdit aux exposants de céder ou de sous-louer tout ou partie du stand même à titre gracieux, sans l’accord formel des organisateurs.
7 - AMENAGEMENTS DES ESPACES
Les stands sont livrés vides, l’aménagement intérieur est à la charge de l’exposant.
La décoration intérieure doit être attractive et rappeler l’ambiance des fêtes de Noël.
Nous recommandons aux exposants de prévoir un éclairage spécifique pour mettre en valeur leurs produits.
L’exposant doit protéger le plancher par un revêtement (moquette, revêtement plastique…). Il est interdit de percer, visser dans les cloisons et portes intérieures ou extérieures du chalet.
Toute dégradation entraînera des pénalités. Seuls les rayonnages pourront être fixés en plusieurs points sur les panneaux des chalets avec des vis de petite taille (vis à bois 10mm maxi).
L’exposant est tenu de posséder un cadenas avec deux clefs au moins (dont une servira de double).
L’exposant est tenu de rendre la clé fournit par l’Organisateur pour les chalets de 3 x 2.20m. en cas de perte la clé pourra être facturée.
L’organisation se réserve le droit de supprimer ou modifier tout aménagement qui nuirait à l’esthétisme général de la manifestation ou gênerait les exposants voisins ou les visiteurs.
L’exposant s’engage à respecter les normes de sécurité des éléments de décoration et d’aménagement.
8- DECORATION DE VOTRE CHALET :
Une attention toute particulière sera apportée par l'exposant à la décoration intérieure et extérieure de votre chalet, les portes, le fronton, les dessous de toit devront être habillés.
9 - TENUE ET OCCUPATION DES ESPACES ET DES ABORDS
La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages, les objets n’ayant aucun lien avec la décoration du stand doivent être à l’abri des regards des visiteurs.
Chaque Exposant est tenu de respecter les limites du déballage à savoir : le linéaire prévu. Tout dépassement constaté des zones de déballage se verra signifié et après un premier avertissement, sanctionné.
L’Exposant a l’interdiction d’empiéter sur les parties communes (allées) de la manifestation. Il doit respecter les limites de sa concession afin de garantir aux autres exposants une jouissance paisible de leurs stands et la libre circulation des visiteurs.
Afin de garantir l’esthétique générale de la manifestation, l’utilisation de parasols est interdite sauf pour les points gourmands où elle sera tolérée après avis de l’organisation et à la condition expresse, qu’ils soient dépourvus de tout marquage publicitaire.
L’exposant doit se conformer aux jours et horaires indiqués par l’organisation pour les opérations d’emménagement et de déménagement.
L’évacuation des stands en marchandises, articles et décoration particulière devra être faite par les soins de l’exposant et dans les délais et horaires impartis.
L’Exposant est le seul responsable de l’exploitation de son activité durant la manifestation.
L’Exposant a l’obligation d’assurer le bon fonctionnement et la surveillance du matériel, des équipements, et des marchandises présentes sur son stand. Son attention est attirée sur le fait que la Régie, qui n’a vocation à intervenir qu’en cas de dysfonctionnements relatifs à la distribution générale et aux autres prestations mentionnées au règlement intérieur, variables selon les événements, n’interviendra pas en cas de panne.
L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pour la période de montage et de démontage ainsi que pendant les heures de fonctionnement de la manifestation.
10 - PROPRETE DU SITE
La zone au dos et sur les côtés des chalets n’étant pas des zones de stockage, aucun carton et autres déchets ne seront tolérés. Après un 1er avertissement, toute nouvelle infraction constatée sera sanctionnée. Gestion des poubelles : des zones dédiées sont réparties et aménagées sur le site.
Les déchets sont impérativement conditionnés sous sacs plastiques transparents et les emballages carton sont pliés. En phase de montage et de démontage, la gestion des déchets est assurée par l’exposant. Les huiles usagées seront récupérées par une société spécialisée.
La Mairie de Bordeaux se charge du nettoyage des espaces communs. Des corbeilles supplémentaires seront installées sur le site.
11 - GESTION DES DECHETS :
Dans le cadre légal et des engagements municipaux sur les éco-manifestations, un tri des déchets est mis en place sur l’ensemble du marché de Noël. Ainsi, le verre, les cartons, les biodéchets et huile de cuisson seront triés et traités séparément. Le reste des déchets seront apportés en sac plastique.
Un espace spécialement dédié aux déchets est mis à disposition. Chaque dépôt sera à effectuer sous le contrôle express de l’employé au local déchets. Cet espace est à utiliser selon les règles ci-dessous :
Verre :
Le verre sera à déposer dans les bacs spécialement prévus. La dépose des verres ne pourra être effectuée que selon les horaires de la sourcerie.
Carton :
Les cartons seront à déposer pliés dans les poubelles 750l prévues pour ceux-ci.
Biodéchets :
A déposer en sacs biodégradables dans les bacs spécifiques au sein de la sourcerie selon les horaires de celle-ci.
Huile de cuisson :
Les « huiles de cuisson » doivent être conditionnées dans les bidons prévus à cet effet et apportés au local déchets.
Déchets Industriels Banaux (DIB, non recyclables) :
Ces déchets non recyclables sont à déposer au local déchets en sacs plastiques transparents fermés non percés dans les bacs prévus pour les DIB.
Tous les bacs DIB et biodéchets sont centralisés au sein de la sourcerie.
Les horaires de la sourcerie sont les suivantes :
- 9h30 – 11h00
- 15h00 – 17h00
- 20h00 - 22h15
Il est rappelé que les points gourmands/restaurants doivent avoir sur leur terrasse leurs propres poubelles de tri des déchets à l’attention du public.
12 – OBLIGATION DE L’EXPOSANT :
L’exposant s’engage à se conformer aux règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur ainsi qu’au droit du travail.
13 - VISITEURS
La manifestation est ouverte au public. Cependant l’organisation se réserve le droit d’expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon elle, d’une telle action. Les visiteurs sont tenus de respecter le règlement de sécurité, d’ordre et de propreté.
14 – SECURITE
Si l’organisation juge qu’il y a un risque pour la sécurité du public ou des exposants (conditions météorologiques par exemple), elle pourra ordonner la fermeture du site et son évacuation. Cette fermeture ne donnera droit à aucun dédommagement. Les exposants devront se conformer au plan d’évacuation et de sécurité qui leur sera signifié.
Tout comportement suspect, ou susceptible de nuire à l’ordre public, doit immédiatement être signalé au service de sécurité par tout moyen, qui appliquera les consignes. Dans le cadre de ses missions, le service de sécurité pourra être amené à interdire l’accès à la manifestation ou expulser toute personne dont le comportement le justifie.
Chaque exposant transmettra à la Régie pour les questions de sécurité, un ou deux noms de responsables avec leurs coordonnées afin que ceux-ci puissent être contactés en cas de nécessité (disponibilité 24h/24h).
Les exposants doivent respecter les mesures de sécurité imposées par les pompiers, la Préfecture de police, la Mairie et les organisateurs ou leurs représentants. La fermeture des chalets sera effectuée par vos soins. Les chalets sont équipés d’un dispositif de fermeture. En cas de non-fermeture ou de fermeture partielle de votre chalet, seul l’exposant pourra être tenu responsable des dégâts ou des vols dans son chalet.
Une société de gardiennage assurera la sécurité du site en phase d’exploitation en dehors des heures d’ouverture sept jours sur sept.
L’ensemble de la manifestation est clos à l’aide de barrière Heras à la demande de la Préfecture de la Gironde. Il est strictement interdit à l’Exposant de les ouvrir. Tout non-respect de cette consigne sera sanctionné par l’organisateur car mettant en danger l’ensemble de la manifestation. La responsabilité de l’Exposant sera engagée en cas d’ouverture non autorisée ou de détérioration du système de sécurité.
L’exposant s’engage également (pour les points gourmands) à isoler les points de chauffe des panneaux du chalet par une protection de type M0 (ancien classement au feu NF) ou A2, s1, d0 (Euroclasses) et est tenu de posséder un extincteur de type CO2.
Tout changement ou ajout de matériel de cuisson nécessite l'accord préalable de l'Organisateur avec transmission préalable par mail des éléments de contrôle réglementaire adéquat.
En phase d'exploitation, l’exposant est tenu d'assurer le bon fonctionnement de ses installations. En cas de panne, la régie n'interviendra pas, sauf pour régler des problèmes liés à la distribution générale et à la mise en lumière de l’établissement.
Dans le cadre d’un non-respect des normes, la régie et l’organisation se réservent le droit de faire intervenir aux frais de l’exposant un bureau de contrôle. En fonction du résultat de ce contrôle, le concessionnaire pourrait se voir refuser l’ouverture.
Les nouvelles normes d'hygiène ordonnent la pose de bacs de décantation. L’exposant est tenu d'installer une grille pour éviter l'écoulement des eaux grasses et des déchets.
14.1 - Electricité - normes à respecter :
- Il est formellement interdit de manipuler les installations électriques mises à votre disposition.
- Il est interdit de laisser à terre un câble électrique ou un tuyau dans toute zone accessible au public.
14.2 - Electricité des commerçants :
Les halogènes sont interdits, merci de privilégier les lumières LED.
Les bouilloires et cafetières sont interdites (sauf point gourmands).
Chauffage radians au fioul ou gaz strictement interdits.
Pour les restaurants et point de vente à emporter : livrets d’entretien des matériels et certification NF ou CE seront exigés.
La régie, mandatée par l’Organisateur, n’intervient que pour la distribution générale et les autres prestations mentionnées au règlement intérieur, variables selon les évènements.
Toute demande de puissance supplémentaire sera fonction des disponibilités et fera l’objet d’une facturation.
14.3 - Gaz
Toute utilisation de gaz est interdite sur la manifestation.
14.4 - Interdiction de stockage
Tout entreposage de matières inflammables et dangereuses dans les surfaces d’accueil, dans les réserves des établissements, dans les dégagements, ainsi qu’aux abords immédiats des circulations est interdit. Il sera interdit de constituer dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de bois, de paille, de carton, etc.
Il est interdit d’exposer en dehors de la surface du Stand. Aucun élément ne pourra être disposé dans les allées.
Un nettoyage régulier (quotidien) devra débarrasser les locaux des poussières et des déchets de toutes natures. Tous les déchets et les détritus provenant du nettoyage et du balayage devront être enlevés chaque jour, avant l'heure d'ouverture au public, et transportés dans les emplacements prévus à cet effet.
15– PRESTATIONS FOURNIES PAR L’ORGANISATION :
- Fluides : les consommations d’électricité et d’eau fournies par l’organisation sont prises en charge par l’organisation
- Sonorisation, animation communication : un système de sonorisation relié à la régie du PC Animation est mis en place.
16 - Eléments fournis par l’organisateur dans le cadre du contrat de location :
La location d’un stand comprend :
Pour tous les chalets :
· La mise à disposition d’un stand dont la surface est déterminée dans le bon de commande et la facture ;
· Électricité à partir de 1KW, cette dernière varie en fonction de la dimension du chalet choisie (possibilité en option d’obtenir plus – cf bon de commande)
· La présence, aux horaires d’ouverture au public, d’une équipe de premiers secours.
Pour les points gourmands et vente à emporter :
· Les consommations d’eau et d’électricité ;
· Une arrivée d’eau et une évacuation (robinet et évier non fournis) pour les points gourmands. Ces éléments sont en option et ajouter pour les stands de vente à emporter.
· Une alimentation en 63AT (points gourmands et vente à emporter en 6m) et 32AT (ventes à emporter en 3m), si besoin. L’organisateur, ainsi que l’ensemble de ses prestataires n’intervient que pour la distribution générale.
· Un panneau bois fixé par l’Organisateur dans le chalet (emplacement à déterminer avec l’Exposant) regroupant un extincteur Co² ainsi qu’une couverture anti-feu.
· Un bidon vide pour les huiles de cuisson (pour ceux faisant de la friture
Afin de respecter la charte d’éco-responsabilité établie par la Mairie de Bordeaux, les lumières des terrasses couvertes et non couvertes seront coupées de 22h à 17 heures (sauf conditions climatiques spécifiques nécessitant éclairage).
Des options sont proposées à l’achat (passer commande au moment de l’inscription):
· Une arrivée d’eau et une évacuation pour les ventes alimentaires à emporter si commandée (sans fourniture d'évier ni de robinet)
· Il est rappelé que tous les chalets doivent disposer d'un extincteur CO² de 1 à 2kg, une eau pulvérisée et plus si besoin en fonction de la superficie ou des risques particuliers de la concession. Les exposants peuvent venir avec leur propre extincteur à condition que celui-ci ait été entretenu et que l'exposant ait fourni à l’Organisateur le certificat d'entretien à jour.
Dans le cas contraire, un extincteur disponible à l'achat au tarif de 50€TTC ou un contrôle et entretien pourra être réalisé par un professionnel sur le marché de Noël à une date précisé à l’exposant pour un tarif de 24€TTC. Ces éléments doivent être ajouter à la commande lors de l’inscription.
L’extincteur commandé préalablement par les Exposants sera à récupérer avant l’ouverture de leur stand auprès de la Production en se présentant avec une copie de leur facture.
Tout élément complémentaire sera facturé. Les demandes les plus courantes sont proposées au prix indiqué dans le cahier des charges d’Exploitation ou le site d’inscription du marché de Noël, y compris pour l’électricité.
NB : il ne sera pas possible d’ajouter de commande de KW, passé le 28 novembre. Il est demandé aux Exposants de porter une attention particulière à leur consommation et de commander lors de l’inscription la quantité nécessaire au fonctionnement du Stand.
17 - Modalités d’inscription :
Toute demande de Stand doit être faite par écrit via le formulaire d’inscription disponible sur le site dédié du Marché de Noël : https://la-ronde-des-quartiers.odoo.com/marche-de-noel-2025-accueil-1
Lors de son inscription, l’Exposant accepte et valide sans réserve les Conditions Générales de Vente et le Règlement Intérieur du Marché de Noël 2025. Tout non-respect de ceux-ci peut entraîner l’exclusion définitive du Marché de Noël.
L’exposant doit remplir le formulaire d’inscription en indiquant de façon précise les produits qu’il souhaite vendre. La présentation ou la vente sur le Stand de marchandises, non préalablement déclarées et expressément autorisées par l’Organisateur constitue un manquement grave aux présentes CGV et au Règlement Intérieur. L’Organisateur se réserve le droit de faire retirer lesdites marchandises, de fermer temporairement ou définitivement le Stand, sans remboursement, et de réclamer réparation pour tout préjudice subi.
L’exposant doit également fournir les documents demandés (Kbis de mois de 3 mois ou carte CMA en cours de validité, les assurance, documents de sécurité, etc…) puis procéder à la commande de son Stand et des options souhaitées.
À réception de la demande, l’Organisateur procède à une vérification du dossier (documents requis, cohérence des besoins, exactitude de la commande) et peut être amené à demander des précisions ou à modifier la commande en accord avec l’Exposant.
Lorsque le dossier est complet, une facture est émise par l’Organisateur. La demande est considérée comme valablement formée et irrévocable.
Après règlement des frais de dossier (soit 10 % du montant total), la demande est alors soumise au Comité de sélection (excepté pour les anciens Exposants), lequel peut accepter, ajourner ou refuser la participation. En cas de refus du Comité, les frais de dossier sont intégralement remboursés.
Dans le cas d’une demande émise par un ancien Exposant, si celui-ci n’a pas connu de litige antérieur et/ou propose les mêmes produits que les années précédentes, son dossier sera prioritairement accepté, sans avoir à passer devant le Comité de Sélection. Les Exposants présents les années précédentes sont prioritaires pour récupérer leur place si les conditions suivantes sont remplies : s’ils répondent avant la date butoir du 30 juin 2025, si l’Organisateur estime que la précédente présence s’est bien passée, si les CGV et le Règlement Intérieur antérieurs ont bien été suivis.
Si l’un de ces critères n’est pas rempli la demande de l’Exposant ne sera pas retenue et/ou ne pourra pas récupérer sa place.
Dans le cas d’une demande d’un nouvel exposant ou d’un ancien exposant proposant de nouveaux produits, chaque dossier sera examiné par le Comité de Sélection.
L’inscription de l’Exposant est définitive à compter de l’envoi par l’Organisateur d’un message de confirmation mentionnant l’emplacement retenu, les consignes pratiques et la validation de la participation.
Les Exposants présents les années précédentes sont prioritaires pour récupérer leur place si les conditions suivantes sont remplies : s’ils répondent avant la date butoir du 20 juin 2025, si l’organisateur estime que le précédent déballage s’est bien passé, si le commerçant sédentaire ne souhaite toujours pas sortir, si le règlement des braderies antérieures a bien été effectué. (NB : la braderie d’hiver et celle d’été ont des placements différents. L’antériorité du placement se fera donc aussi en fonction des saisons).
Si l’un de ces critères n’est pas rempli l’exposant ne pourra pas récupérer sa place.
18 - Facturation et Modalités de paiement
Sauf convention expresse et écrite contraire, le prix est exigible en EUROS et aux conditions suivantes ;
L’Exposant devra verser, lors de l’inscription, une somme équivalente à 10% du montant total de la commande, correspondant aux frais de dossier liés à l’examen du dossier. Si, pour des raisons purement techniques, ce montant apparaît sous la dénomination « acompte » sur le bon de commande, il est expressément convenu que cette somme constitue des frais de dossier. A ce titre, cette somme est non remboursable, sauf en cas de refus de candidature par le Comité de sélection ou si un emplacement n’a pu être attribué, auquel cas ladite somme sera intégralement restituée à l’Exposant. Après acceptation du dossier de participation, le règlement sera effectué en trois échéances de 30% chacune, aux dates suivantes de l’année en cours : le 17 octobre, le 1er décembre et le 12 décembre.
La réservation et l'inscription ne seront définitives qu'à réception du paiement des droits d’inscriptions et réception des acomptes du prix du chalet, caution et des éventuelles options ou des 3 chèques ou virements d'acompte et de caution
Le règlement des factures doit impérativement s’effectuer par virement bancaire ou par chèques, à réception de la facture, aux coordonnées bancaires indiquées sur le bon de commande.
L’Organisateur n'entend consentir aucun escompte pour paiement comptant ou à une date antérieure à celle résultant des conditions générales.
L’Organisateur n’est pas tenu de procéder à la mise à la disposition du stand commandé par l’Exposant si celui-ci ne paye pas le prix dans les conditions et selon les modalités ci-dessus indiquées.
Sauf accord contraire de l’Organisateur, dans l’hypothèse où un paiement serait refusé ou se révélerait irrégulier, le contrat sera annulé. L’Exposant assumera, le cas échéant, la charge des frais en découlant.
Les acomptes versés ne sont pas des arrhes si bien qu’aucune faculté de dédit n’est accordée à l’Exposant.
19 - Retard ou défaut de paiement
Sans réception des virements ou chèques d’acompte et de celui de caution, ou 1er virement dans le délai de 10 jours à compter de la réception du bon de commande par l’Exposant, la demande de réservation sera considérée comme annulée, sauf accord contraire. L’Organisateur sera libre d’attribuer la surface réservée à un autre Exposant.
A défaut de règlement du deuxième acompte dans les temps impartis (le paiement étant considéré comme définitif dès confirmation du paiement de cet acompte par l'organisme bancaire de l’Organisateur), et sauf accord exprès contraire, l’Exposant sera considéré comme démissionnaire. L’Organisateur reprendra la libre disposition du stand, lequel pourra être loué à un autre Exposant, sans que l’Exposant ne puisse réclamer une quelconque indemnité à ce titre. Aucun remboursement des sommes versées ne sera effectué.
Le retard de paiement entraîne de plein droit l'application de pénalités d'un montant égal à trois fois et demi le taux de l'intérêt légal dès le jour suivant la date d’échéance de règlement portée sur la facture jusqu’au paiement intégral du prix, ainsi que le règlement d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Si les charges supportées par l’Organisateur en raison du retard sont d’un montant supérieur à 40 €, il pourra demander, sur justificatif, une indemnisation complémentaire.
En outre, toute facture recouvrée par le service contentieux sera majorée à titre de clause pénale, d’une indemnité fixée forfaitairement à 20 % de son montant TTC.
Ces pénalités seront exigibles sur simple demande de l’Organisateur, sans que celui-ci n’ait à faire la preuve de la réalité d’un préjudice et sans qu’un rappel soit nécessaire.
Sauf convention particulière, le montant de ces intérêts de retard sera imputé de plein droit sur toutes remises, ristournes ou rabais dus par l’Organisateur.
En aucun cas, les paiements ne peuvent être suspendus ni faire l'objet d'une quelconque compensation sans l'accord écrit et préalable de l’Organisateur.
20 - Exigence de garanties
Toute détérioration du crédit de l’Exposant pourra justifier l'exigence d’un règlement comptant avant l’issue de la manifestation.
21 - Droit de place, douane, licence, déclarations
Une taxe municipale de place, non comprise dans le prix de location du stand, devra être réglée directement auprès de la Mairie de Bordeaux, au titre de l‘occupation de l’espace public.
En 2025, celle-ci est de :
· 3,82€ par jour et par m² occupés pour les chalets
· 0.38€ par jour et par m² occupés pour les manèges
· 1.64€ par jour et par m² occupés pour les sapins
Il appartient à l’Exposant de se rapprocher des services compétents afin de procéder au règlement de cette taxe et d’obtenir les licences appropriées.
L’Exposant devra être titulaire :
- Pour les débits de boisson : d’une licence III
- Pour les restaurants, d’une petite licence restaurant, ou d’une licence III en cas de vente de boissons alcoolisées en dehors de toute consommation de repas.
La vente de boissons alcoolisées n’est autorisée que pour les boissons de groupe 3 (boissons fermentées non distillées (vin, bière, cidre, poiré, hydromel) et vins doux naturels, crème de cassis, jus de fruits ou de légumes comportant jusqu'à 3° d'alcool, vin de liqueurs, apéritif à base de vin, liqueurs de fraises, framboises, cassis ou cerises comprenant moins de 18° d'alcool).
La vente ou la consommation d’autres alcools que ceux visés est interdite.
L’Exposant devra, de manière générale, procéder à toute démarche afférente à l’exploitation de son activité lors de cette manifestation.
L’Exposant devra communiquer à l’Organisateur une copie de ces documents lors de son inscription.
L’Organisateur ne saurait être tenu responsable des difficultés afférentes à ces formalités.
Les Exposants sont tenus de se conformer aux dispositions du présent règlement ainsi que de l’arrêté municipal règlementant l’utilisation du domaine public, la circulation et le stationnement pendant la durée de la manifestation.
22 - Etat des lieux - dépôt de garantie
Le Stand est fourni propre et en état par l’Organisateur. A la réception du Stand Un état des lieux pourra être fait à la demande exprès de l’Exposant constatant un problème. La demande doit être faite par écrit à event@bordeauxmoncommerce.fr au jours et horaires d’ouverture de Bordeaux Mon commerce.
L’Exposant adressera à l’Organisateur à titre de dépôt de garantie, un chèque libellé au nom de Bordeaux Mon Commerce, d’un montant de
· 500€ pour les exposants hors vente à emporter et restauration
· 1 500 € pour les exposants en vente à emporter et restauration
L’Organisateur procédera à l’encaissement du dépôt de garantie à défaut de restitution de l’emplacement dans l’état où il se trouvait à l’origine, en parfait état de propreté, et vide de tout déchet, en cas de dégradation ou de non-restitution des équipements mis à la disposition de l’Exposant.
Le virement du dépôt de garantie sera restitué à l’Exposant, dans un délai de dix (10) jours suivants l’état des lieux de sortie, sous réserve d’un état des lieux de sortie conforme à celui établi à l’entrée, à la restitution du matériel mis à la disposition dans leur état initial et aux données contractuelles.
Si le dépôt de garantie est payé par chèque, il ne sera pas encaissé par l’Organisateur et sera détruit ou restitué à l’Exposant, dans un délai de dix (10) jours suivants l’état des lieux de sortie, sous réserve d’un état des lieux de sortie conforme à celui établi à l’entrée, à la restitution du matériel mis à la disposition dans leur état initial et aux données contractuelles.
23 - PUBLICITE - CATALOGUE PROGRAMME
L’organisation se réserve le droit exclusif de l’affichage sur le lieu de la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser à l’intérieur de son stand que les affiches et enseignes de sa propre maison.
Aucun prospectus sauf ceux autorisés sur la manifestation ne pourra être distribué.
L’organisateur dispose du droit de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du catalogue programme de la manifestation. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les exposants sous leur responsabilité. L’organisateur ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire. L’organisateur pourra refuser l’insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou à la manifestation.
24 - ASSURANCES – COMPETENCE :
L’organisation est assurée en responsabilité civile organisateur.
Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile dont il remettra une copie à l’organisateur ainsi qu’une garantie dommages couvrant le matériel mis à sa disposition. Le matériel mis à votre disposition (lumière, chalet, enseigne, tableau o prise électrique, câbles, terrasse (le cas échéant), etc…), doit être assuré à hauteur de :
· 5 000€ pour les chalets de 3m x 1.25m
· 10 000€ pour les chalets de 3m et 6m par 2.50 ou 2.20m
· 25 000€ pour les ventes à emporter
· 35 000€ pour les points gourmands / restaurants
Tout litige survenant dans l’exécution de la présente convention sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Bordeaux.
Accord de partenariat à respecter :
L’organisateur se réserve le droit de contracter tout partenariat dont les conditions pourront s’imposer aux exposants.