Règlement Intérieur du marché de Noël de Tourny  

 

1 – DATES & HORAIRES :    

La manifestation se déroulera du  27 novembre au 27 décembre 2020.   

Horaires d’ouvertures au public :  du lundi au dimanche :  10h30 – 22h00 

De 08h30 à 10H15  : Le site est accessible aux exposants mais non ouvert au public pour gérer la logistique, les livraisons et le nettoyage des stands.  

De 9h30 à 22h00 :  l’assistance technique répondra à vos demandes. En dehors de ces horaires, l’exposant doit donc s’assurer que ses manipulations ne nécessiteront pas d’interventions techniques, car celles-ci ne pourront être assurées. 

A 10h15 :  ouverture de tous les stands 

De 10h30 à 20h30  pour les exposants avec possibilité de rester ouvert jusqu’à  22h00  : Période d’exploitation ouverture au public 

A partir de  22h00  l’accès au site est interdit à tous les clients.  

En fonction du nombre de personnes présentes au sein du site du marché de Noël ou pour des facteurs de sécurité, l’organisation se garde le droit de fermer l’accès ponctuellement ou définitivement.

De  22h00 à 23h00  : Les exposants peuvent rester au sein de leurs stands et ce, exclusivement pour le nettoyage de celui-ci. Cette présence ne doit pas entraîner de nuisances au sein du quartier. Aucune nouvelle entrée ne sera autorisée y compris pour les exposants ou leurs salariés.  

De  23H00 à 08H30  : L’accès au site est interdit à toute personne, seul le responsable du stand désigné auprès du service de sécurité (cf article 5 sécurité) pourra accéder à son stand après justification à la Sécurité. 

 

2 - MODALITES D’EXPLOITATION POUR LES EXPOSANTS :


Tous les stands doivent être ouverts au public dès  10h30.  

Pour les points gourmands le service est interdit après 22h00. Le service se fait dans le respect des licences accordées par les services municipaux.  

Les exposants se doivent de ne servir que les produits présentés dans leurs dossiers et acceptés par le comité de sélection. 

Aucune sonorisation n‘est autorisée 

Il est notamment interdit à l’Exposant de creuser ou d’apposer des charges lourdes sur le chalet mise à sa disposition.  

Tout élément mis à la disposition de l’exposant qui sera détérioré entraînera une facturation par l’organisateur à l’exposant. 

L’Exposant a l’obligation d’empiler chaque soir ses chaises et ses tables afin de faciliter le nettoyage du site.  

L’Exposant doit également souscrire une garantie dommages couvrant les équipements mis à sa disposition. Le matériel mis à la disposition de l’Exposant doit être assuré à hauteur de 25 000 € TTC.  

 

3 - LIVRAISONS DES STANDS :


Les livraisons sont autorisées de 8h30 à 10h15.  Chaque livraison pourra faire l’objet d’un contrôle par les services de sécurité du Marché de Noël.  

 

4 – CHRONOLOGIE DE LA MANIFESTATION :

Montage hors chalet restauration : Votre chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité du 23 au 26 novembre de 8 heures à 20 heures.

Fin de montage de votre installation le 26 novembre au plus tard à 20 heures. Les entrées des véhicules sur site seront réglementées.

Contrôle d’application des cahiers des charges et contrôle de conformité électrique à l’issue de votre installation et impérativement avant l’ouverture du Marché de Noël (en cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation). 

Ouverture officielle de la manifestation le vendredi 27 novembre à 10 h 30. 

 

  - Montage Point Gourmand / restauration : Votre chalet est à votre disposition et sous votre responsabilité du 21 au 26 novembre de 8 heures à 20 heures. Livraison en véhicule de + de 3,5 t uniquement le mercredi 23 novembre.

Fin de montage de votre installation le 26 novembre au plus tard à 20 heures. Contrôle d’application des cahiers des charges et contrôle de conformité électrique à l’issue de votre installation et impérativement avant l’ouverture du Marché de Noël (en cas de non-respect des mesures de sécurité, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’ouverture du chalet et ce jusqu’à mise en conformité de votre installation). 

 

- Exploitation, du 27 novembre au 27 décembre 2020 (inclus) : Votre présence est nécessaire au plus tard à 10h15 pour l’ouverture des chalets, vous serez alors responsable de votre chalet.  Livraisons et réapprovisionnements tous les jours entre 9h00 et 10h15 maximum.  En période d’exploitation, aucun véhicule ne pourra pénétrer sur le site. Le déchargement des marchandises se fera donc en stationnement provisoire selon le dispositif arrêté avec la Direction de la voie publique de la Mairie de Bordeaux. Le site est ouvert tous les jours de 10h30 à 22h00 . Fermeture définitive au public le 27 décembre à 19h00. 

 

- Démontage : aucun démontage ne sera possible durant la période d’ouverture au public. La fermeture du marché se fera exceptionnellement à 19h00 le dimanche 27 décembre.  Coupure générale des fluides le 30 décembre à 19 heures. 

Nous vous remercions de veiller à restituer le chalet, nettoyé, vide de toutes denrées ou produits ainsi qu’à retirer toutes les agrafes 

 

5 - LES RÈGLES COMMERCIALES


L’exposant s’engage à ne présenter que les produits et les services pour lesquels il a été admis à la manifestation. En cas d’introduction d’un nouveau produit, l’exposant doit en informer l’organisateur qui se réserve le droit de l’accepter ou de le refuser. L’exposant ne pourra procéder à aucune publicité de marques autres que celles autorisées par l’organisateur. En cas de non-respect de cette clause, l’organisation se réserve le droit de refuser la candidature de l’exposant ou de lui faire fermer son chalet le temps de sa mise aux normes. 

 

6 - EMPLACEMENTS - INTERDICTION DE CESSION


Le plan de la manifestation est établi par l’organisation qui répartit les emplacements en tenant compte le plus largement possible des désirs exprimés par les exposants. Si pour des raisons impératives, l’organisation se trouve dans l’obligation de modifier partiellement les emplacements ou installations, aucune réclamation ne sera recevable et les exposants s’engagent à se conformer aux décisions prises. Le changement du plan général de la manifestation, résultant de cas de force majeure, même après confirmation, n’autorise pas l’exposant à annuler son contrat ou à revendiquer une indemnité. Si le participant n’a pas occupé son emplacement le jour de l’ouverture de la manifestation, il est considéré comme démissionnaire. Son emplacement sera récupéré par l’organisation et son règlement sera conservé. Il est interdit aux exposants de céder ou de sous-louer tout ou partie du stand même à titre gracieux, sans l’accord formel des organisateurs. 

 

7 - AMÉNAGEMENTS DES ESPACES


Les espaces sont livrés vides, l’aménagement intérieur est à la charge de l’exposant. La décoration intérieure doit être attractive et rappeler l’ambiance des fêtes de Noël. Nous recommandons aux exposants de prévoir un éclairage spécifique pour mettre en valeur leurs produits. L’exposant doit protéger le plancher par un revêtement (moquette, revêtement plastique…). Il est interdit de percer, visser dans les cloisons et portes intérieures ou extérieures du chalet.

Toute dégradation entraînera des pénalités. Seuls les rayonnages pourront être fixés en plusieurs points sur les panneaux des chalets avec des vis de petite taille (vis à bois 10mm maxi). L’exposant est responsable des blessures que pourraient infliger les vis, clous ou autres qui, ne respectant pas cette taille, dépasseraient à l’extérieur. L’exposant est tenu de posséder un cadenas avec deux clefs au moins (dont une servira de double). 

L’organisation se réserve le droit de supprimer ou modifier tout aménagement qui nuirait à l’esthétisme général de la manifestation ou gênerait les exposants voisins ou les visiteurs.  L’exposant s’engage à respecter les normes de sécurité des éléments de décoration et d’aménagement. 

 

8- DÉCORATION DE VOTRE CHALET :

Une attention toute particulière sera apportée à la décoration intérieure et extérieure de votre chalet, les portes, le fronton, les dessous de toit devront être habillés et illuminés.  

 

9 - TENUE ET OCCUPATION DES ESPACES ET DES ABORDS

La tenue des stands doit être impeccable. Les emballages, les objets n’ayant aucun lien avec la décoration du stand doivent être à l’abri des regards des visiteurs. Chaque concessionnaire est tenu de respecter les limites du déballage à savoir : le linéaire prévu. Tout dépassement constaté des zones de déballage se verra signifié et après un premier avertissement, sanctionné.  Afin de garantir l’esthétique générale de la manifestation, l’utilisation de mobilier et de parasols est interdite sauf pour les points gourmands où elle sera tolérée après avis de l’organisation et à la condition expresse, qu’ils soient dépourvus de tout marquage publicitaire. 

L’exposant doit se conformer aux jours et horaires indiqués par l’organisation pour les opérations d’emménagement et de déménagement.  L’évacuation des stands en marchandises, articles et décoration particulière devra être faite par les soins de l’exposant et dans les délais et horaires impartis.  L’exposant doit assurer lui-même la surveillance du matériel et des marchandises sur son stand pour la période de montage et de démontage ainsi que pendant les heures de fonctionnement de la manifestation. 

 

10 - PROPRETÉ DU SITE


La zone au dos et sur les côtés des chalets n’étant pas des zones de stockage, aucun carton et autres déchets ne seront tolérés. Après un 1er avertissement, toute nouvelle infraction constatée sera sanctionnée. Gestion des poubelles : des zones dédiées sont réparties et aménagées sur le site. Les déchets sont impérativement conditionnés sous sacs plastiques transparents et les emballages carton sont pliés. En phase de montage et de démontage, la gestion des déchets est assurée par l’exposant. Les huiles usagées seront récupérées par une société spécialisée. La Mairie de Bordeaux se charge du nettoyage des espaces communs. Des corbeilles supplémentaires seront installées sur le site. 

 

11 - GESTION DES DÉCHETS :


Dans le cadre légal et des engagements municipaux sur les éco-manifestations, un tri des déchets est mis en place sur l’ensemble du marché de Noël. Ainsi, le verre, les cartons, les biodéchets et huile de cuisson seront triés et traités séparément. Le reste des déchets seront apportés en sac plastique.   Un espace spécialement dédié aux déchets est mis à disposition. Chaque dépôt sera à effectuer sous le contrôle express de l’employé au local déchets. Cet espace est ouvert de 9h00 à 11h00, de 15h00 à 17h00, de 20h00 à 22h30 et à utiliser selon les règles ci-dessous : 

 

Verre :

Le verre sera à déposer dans les bacs spécialement prévus. La dépose des verres ne pourra être effectuée que de 10h00 du matin à 21h00. 

Carton :

Les cartons seront à déposer pliés dans les poubelles 750l prévues pour ceux-ci.   Biodéchets : Les modalités de gestion des biodéchets sont en cours de détermination et seront transmises en amont de l’ouverture du marché.  

Huile de cuisson :

Les « huiles de cuisson » doivent être conditionnées dans les bidons prévus à cet effet et apportés au local déchets. Une caution de 50€ sera exigée pour la mise à disposition des bidons vides. 

Déchets Industriels Banaux (DIB, non recyclables) :

Ces déchets non recyclables sont à déposer au local déchets en sacs plastiques transparents fermés non percés dans les bacs prévus pour les DIB. 

Tous les bacs DIB et biodéchets sont centralisés au sein du local déchet.  

 

12 – OBLIGATION DE L’EXPOSANT :


L’exposant s’engage à se conformer aux règles d’hygiène, de santé et de sécurité en vigueur ainsi qu’au droit du travail. 


13 - VISITEURS


La manifestation est ouverte au public. Cependant l’organisation se réserve le droit d’expulser toute personne dont le comportement justifierait, selon elle, d’une telle action. Les visiteurs sont tenus de respecter le règlement de sécurité, d’ordre et de propreté. 

 

14 – SÉCURITÉ


Si l’organisation juge qu’il y a un risque pour la sécurité du public ou des exposants (conditions météorologiques par exemple), elle pourra ordonner la fermeture du site et son évacuation. Cette fermeture ne donnera droit à aucun dédommagement. Les exposants devront se conformer au plan d’évacuation et de sécurité qui leur sera signifié. Tout comportement suspect, ou susceptible de nuire à l’ordre public, doit immédiatement être signalé au service de sécurité par tout moyen, qui appliquera les consignes. Dans le cadre de ses missions, le service de sécurité pourra être amené à interdire l’accès à la manifestation ou expulser toute personne dont le comportement le justifie.  Chaque exposant transmettra à la Régie pour les questions de sécurité, un ou deux noms de responsables avec leurs coordonnées afin que ceux-ci puissent être contactés en cas de nécessité (disponibilité 24h/24h). 

Les exposants doivent respecter les mesures de sécurité imposées par les pompiers, la Préfecture de police, la Mairie et les organisateurs ou leurs représentants. La fermeture des chalets sera effectuée par vos soins. Les chalets sont équipés d’un dispositif de fermeture. En cas de non-fermeture ou de fermeture partielle de votre chalet, seul l’exposant pourra être tenu responsable des dégâts ou des vols dans son chalet.  Une société de gardiennage assurera la sécurité du site en phase d’exploitation en dehors des heures d’ouverture sept jours sur sept.  

L’ensemble de la manifestation est clos par les chalets et à l’aide de barrière Heras à la demande de la Préfecture de la Gironde. Il est strictement interdit à l’Exposant de les ouvrir. Tout non-respect de cette consigne sera sanctionné par l’organisateur car mettant en danger l’ensemble de la manifestation. La responsabilité de l’Exposant sera engagée en cas d’ouverture non autorisée ou de détérioration du système de sécurité.  

L’exposant s’engage également (pour les points gourmands) à isoler les points de chauffe des panneaux du chalet par une protection de type M0 (ancien classement au feu NF) ou A2,s1,d0 (Euroclasses) et est tenu de posséder un extincteur de type CO2.  En phase d'exploitation, l’exposant est tenu d'assurer le bon fonctionnement de ses installations. En cas de panne, la régie n'interviendra pas, sauf pour régler des problèmes liés à la distribution générale et à la mise en lumière de l’établissement. Dans le cadre d’un non-respect des normes, la régie et l’organisation se réservent le droit de faire intervenir aux frais de l’exposant un bureau de contrôle. En fonction du résultat de ce contrôle, le concessionnaire pourrait se voir refuser l’ouverture.  Les nouvelles normes d'hygiène ordonnent la pose de bacs de décantation. L’exposant est tenu d'installer une grille pour éviter l'écoulement des eaux grasses et des déchets. 


14.1 - Electricité - normes à respecter :

- Il est formellement interdit de manipuler les installations électriques mises à votre disposition.

- Il est interdit de laisser à terre un câble électrique ou un tuyau dans toute zone accessible au public. 

 

14.2 - Electricité des commerçants :

Socles mobiles (barrettes avec interrupteurs) - Rallonges HO7 RNF (câbles souples uniquement) - Marquage NF ou CE sur les guirlandes - Conducteurs de terre obligatoire - Canalisations mobiles non obstruantes pour la circulation du public - Circuits non accessibles au public - Halogènes > 2,25m de haut ou TBT ou fluocompact. Les bouilloires et cafetières sont interdites (sauf point gourmands).  Convecteurs électriques 500W maxi tolérés (type salle de bain) - Chauffage radians au fioul ou gaz strictement interdits - Pour les points gourmands : livrets d’entretien des matériels et certification NF ou CE seront exigés. 

 

14.3 - Gaz Gaz interdit sur la manifestation. 

14.4 - Interdiction de stockage Tout entreposage de matières inflammables et dangereuses dans les surfaces d’accueil, dans les réserves des établissements, dans les dégagements, ainsi qu’aux abords immédiats des circulations est interdit. Il sera interdit de constituer dans les stands et dans les dégagements, des dépôts de caisses, de bois, de paille, de carton, etc.  Un nettoyage régulier (quotidien) devra débarrasser les locaux des poussières et des déchets de toutes natures. Tous les déchets et les détritus provenant du nettoyage et du balayage devront être enlevés chaque jour, avant l'heure d'ouverture au public, et transportés dans les emplacements prévus à cet effet. 

 

14.5 Risques divers :

L'interdiction de fumer devra être affichée bien en évidence. 

 

15– PRESTATIONS FOURNIES PAR L’ORGANISATION :


Les chalets ont sur l’extérieur une signalisation et une décoration uniforme, ainsi qu’une enseigne fournie par l’organisation. 

- Fluides : les consommations d’électricité et d’eau fournies par l’organisation sont prises en charge par l’organisation 

- Electricité : mise à disposition d’une alimentation monophasée d'une puissance de 5 ampères en 220 volts monophasé (soit 1000 watts), protégée par un dispositif de protection différentiel 30 mA. L’alimentation est distribuée à l’intérieur du chalet via une prise 2P+T, 

- Sonorisation, animation communication : un système de sonorisation relié à la régie du PC Animation est mis en place.  

16 - Eléments fournis par l’organisateur dans le cadre du contrat de location : La location d’un stand comprend :  Pour tous les chalets : - La mise à disposition d’un stand dont la surface est déterminée dans le contrat de participation ; - Électricité 1KW (possibilité en option d’obtenir plus – cf bon de commande) 

- Un extincteur CO² de 1 à 2kg, une eau pulvérisée et plus si besoin en fonction de la superficie ou des risques particuliers de la concession. 

 

Pour les points gourmands et vente à emporter : - Une arrivée d’eau ; - Une évacuation des eaux usées ; - Les consommations d’eau et d’électricité ; - Un bidon vide pour les huiles de cuisson (après versement d’un chèque de caution de 50€) - Une alimentation en 63AT (points gourmands) et 32AT (ventes à emporter), si besoin. L’organisateur, ainsi que l’ensemble de ses prestataires n’intervient que pour la distribution générale. Afin de respecter la charte d’éco-responsabilité établie par la Mairie de Bordeaux, les lumières des terrasses couvertes et non couvertes seront coupées de 22h à 17 heures (sauf conditions climatiques spécifiques nécessitant éclairage). 

Tout élément complémentaire sera facturé. Les demandes les plus courantes sont proposées au prix indiqué sur le contrat de participation, y compris pour l’électricité. 

 

17 - PUBLICITÉ - CATALOGUE PROGRAMME

L’organisation se réserve le droit exclusif de l’affichage sur le lieu de la manifestation. L’exposant ne peut donc utiliser à l’intérieur de son stand que les affiches et enseignes de sa propre maison.  Aucun prospectus sauf ceux autorisés sur la manifestation ne pourra être distribué.  L’organisateur dispose du droit de rédaction, de publication et de diffusion, payante ou non, du catalogue programme de la manifestation. Les renseignements nécessaires à la rédaction du catalogue sont fournis par les exposants sous leur responsabilité. L’organisateur ne sera en aucun cas responsable des omissions, des erreurs de reproduction, de composition ou autres qui pourront se produire. L’organisateur pourra refuser l’insertion ou modifier le libellé des inscriptions non conformes aux dispositions générales ou de nature à nuire aux autres exposants ou à la manifestation. 

 

18 - ASSURANCES – COMPÉTENCE :


L’organisation est assurée en responsabilité civile organisateur. Chaque exposant est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile dont il remettra une copie à l’organisateur ainsi qu’une garantie dommages couvrant le matériel mis à sa disposition. Le matériel mis à votre disposition (lumière, chalet, enseigne, guirlande lumineuse), doit être assuré à hauteur de : 7 600 € TTC. Tout litige survenant dans l’exécution de la présente convention sera de la compétence du Tribunal de Commerce de Bordeaux. 

 

Accord de partenariat à respecter :


L’organisateur se réserve le droit de contracter tout partenariat dont les conditions pourront s’imposer aux exposants.